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Avoir un bon classement… Pourquoi ?

Le classement au sein d’une entreprise est très important. Un bon classement rend d’énormes services. Et un classement est bon, si un document peut être retrouvé par toute personne effectuant la recherche de ce dernier.

 

Qu’est-ce qu’un “bon classement” ?

 

Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l’égarement d’un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l’obtention d’un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).

 

Au sein d’une entreprise, le classement suit la vie de celle-ci, avec une notion d’annualité. Un classement par année civile ou exercice social est nécessaire.

 

Un micro-entrepreneur pourrait se contenter de deux classeurs :

  • un classeur général contenant les documents concernant la création et vie de l’entreprise ;

  • un classeur annuel ou contenant plusieurs années en fonction de sa taille et de la quantité de documents à classer.

Pour une entreprise, nous aurons, par année civile ou par exercice social, plusieurs classeurs (un classeur “Banque”, un classeur “Factures clients”, un classeur “Factures fournisseurs, et un ou plusieurs classeurs généraux pour les immobilisations, les contrats de travail, les documents historiques de l’entreprise).

 

Quel classement choisir ?

 

Il existe trois types de classement :

  • Le classement alphabétique ;

  • Le classement chronologique ;

  • Le classement par catégorie ou thématiques.

 

Le classement alphabétique sera efficace pour des factures fournisseurs nombreuses et récurrentes. Par exemple, dans un entreprise de bâtiment, le classement alphabétique permettra de classer ensemble les factures de fournisseurs comme la Plateforme du bâtiment, Cédéo, etc…

 

Le classement chronologique nous permet de remonter le temps. Il est incontournable pour les documents bancaires et les factures clients. Il facilite les recherches au sein d’un autre type classement. La règle à respecter pour un classement chronologique efficace est de classer les documents du plus récent au plus ancien. En ouvrant un classeur, nous trouverons donc les documents les plus récents au dessus des plus anciens.

 

Le classement par catégorie ou thématiques consiste à regrouper dans un dossier les documents d’un même type : banque, factures fournisseurs, factures clients, impôts, social, chantier, client, etc…

 

Les différents types de classement peuvent être utilisé ensemble :

Dans un classeur de factures fournisseurs, nous trouverons des intercalaires alphabétiques puis la facture la plus récente au sein d’un fournisseurs comme Office dépôt par exemple.

Ou dans un classeur de banque, nous pourrions trouver :

  • soit des intercalaires pour les relevés de banques, les remises de chèques, les correspondance, etc…, puis, au sein de chaque catégorie, le document le plus récent au dessus de la pile ;

  • soit des intercalaires chronologiques classer de 12 à 1 ou de décembre à janvier au sein desquels, nous trouverons en premier les relevés bancaires, puis différents justificatifs concernant la période.

Les règles d’un bon classement

 

Pour obtenir un bon classement, il faut respecter certaines règles :

 

1 - Efficacité et accessibilité

 

Le classement doit :

- être accessible : éviter d’enterrer vos classeurs au fond du jardin, vous devez y avoir accès facilement  ;

- répondre à une logique selon les types de classement cités ci-dessus ;

- être efficace et adapté aux types de documents à classer.

 

La taille de l’entreprise et son activité influencent le nombre de classeurs ou dossiers nécessaires.

 

Par exemple, une entreprise du bâtiment aura besoin d’un classement alphabétique ou chronologique de ses factures fournisseurs. Mais elle devra conserver en plus une copie de certaines factures dans son dossier de chantier pour contrôler ses coûts.

 

2 - Des noms clairs

 

Les dossiers ou classeurs doivent avoir des noms clairs et lisibles, voire un descriptif de son contenu.

 

Prenons un classeur nommé “factures” :

  • le nom est clair : on y classe des factures ;

  • mais incomplet : on ne sait pas quelles factures doivent y être classées.

Si vous avez un unique classeur pour vos factures clients et fournisseurs, indiquez sous le nom “Factures”, “- clients” et “- fournisseurs”. Et pensez à utiliser des intercalaires de séparations à l’intérieur.

 

Prenons un classeur nommé social :

  • si vous êtes seul, gérant ou micro-entrepreneur, sans salarié, on trouvera dans ce classeur les différentes documents vous concernant : RSI, URSSAF, CIPAV, Loi madelin, etc…

  • si vous avez un ou plusieurs salarié, ce nom de classeur est inadéquate :

un bon classement consistera, par exemple, à avoir un classeur pour l’entrepreneur nommé “gérance” et un 2nd classeur nommé “social” ou “salariés” dans lequel on trouvera des intercalaires pour les bulletins de paye et les différentes caisses sociales.

 

3 - Mise à jour régulière

 

Le classement doit impérativement être mis à jour régulièrement. Chaque nouveau document doit être classé. Vous recevez une facture à payer, plusieurs solutions s’offre à vous :

  • la classer dans un dossier “factures à payer” :

    • puis la régler avant la date d’échéance

    • et la classer dans le classeur approprié.

  • ou établir le règlement et l’enveloppe :

    • classer ce dernier dans votre agenda à la page de la date d’échéance ;

    • classer le document dans le classeur approprié ;

    • envoyer le règlement quelques jours avant la date d’échéance.

 

L’avantage d’un classement régulier est de pouvoir retrouver ses documents et d’éviter leur perte.

Le conseil que nous pouvons vous donner est de classer vos documents au fur et à mesure et  d’éviter de jouer les hamster. Plus vous accumulez de documents “à classer plus tard”, plus il sera difficile de s’y mettre.

 

4 - Epuré

 

Le classement doit être épuré. Les documents superflus tels que les doubles, les brouillons, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc... ne sont pas nécessaire, sauf exceptions dont vous seriez seul juges.

Toutefois, vous pouvez agrafer les bons de commandes/livraisons ou proformas avec les factures définitives.

 

5 - Fiabilité

 

Le classement doit être fiable. En cas d’emprunt d’un document, indiquer son absence  par un « fantôme ». Il s’agit d’un post-it pour se souvenir de l’emplacement du document ou en cas d’emprunts multiples, d’une feuille de papier. Cette dernière comportera le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt.

 
 

Pour conclure :

 

Il n’y a pas de modèle type de classement.

Un classement est avant tout personnel. Mais il doit être réfléchi afin que quiconque puisse trouver un document en votre absence.

 

Il était une fois…, un collègue ayant son classement personnel. Il était le seul à s’y retrouver. Pour avoir accès à une information, il fallait le déranger dans son travail.

Et... en son absence, trouver le bon classeur était une fouille archéologique, sans compter le temps nécessaire à rechercher l’information à l’intérieur.

C’était très énervant et stressant. La perte de temps à rechercher, tout d’abord, le classeur, puis l’information, était conséquente.

 

Un bon classement nous évite ces écueils.

N’oubliez pas : un classement est bon, quand en votre absence, toute personne peut y retrouver ce qu’elle y cherche!

 

 

Tag(s) : #classement, #bon classement, #classement efficace, #classement entreprise, #entrepreneur, #factures, #documents

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